Informações preliminares
▸ Todos os atos processuais relativos ao processo de estágio probatório deverão ser realizados no SEI (Portaria Progep nº 260/2020, art. 1º, § 1º).
▸ Para uso adequado e melhor aproveitamento dos recursos do SEI, recomenda-se a realização do Curso SEI! Usar, ofertado pela Enap.
▸ O acesso ao SEI é feito pelo endereço https://sei.ufop.br ou pelo MinhaUFOP > Administração > SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI), com CPF e senha (a mesma do MinhaUFOP). Obs. O servidor docente tem acesso ao SEI da unidade/setor onde está lotado e, caso exerça alguma função, também tem acesso da unidade/setor de exercício.
Acesso ao processo e assinatura de documentos pelos membros da comissão de avaliação
▸ A cada etapa de avaliação, o processo eletrônico é encaminhado ao Presidente da comissão de avaliação, sendo este o responsável por coordenar os trabalhos da comissão na etapa, com a colaboração dos demais membros. Um e-mail é enviado notificando o presidente para o início de cada etapa.
▸ Para acessar o processo, deve-se clicar no número do processo na coluna “Recebidos”, na tela de controle de processos (ver POP 2*).
Atenção: Havendo na comissão de avaliação membros lotados em diferentes setores é necessário o uso das funcionalidades do SEI para permitir consulta ao processo e assinatura de documentos, tais como atas de reunião e o Relatório da Comissão.
"Bloco de Reunião": o presidente da comissão deve executar o POP 33 - Encaminhar processo para consulta de outra Unidade*; e após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 34 - Visualizar minutas e documentos por meio de Blocos de Reunião*.
"Bloco de Assinatura": o presidente da comissão deve executar o POP 31 - Encaminhar documento(s) para assinatura em outra Unidade*; e após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 32 - Assinar documento encaminhado por outra Unidade*.
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Início da etapa de avaliação
▸ Os membros da comissão devem se inteirar da resolução que regulamenta o processo de estágio probatório (Resolução Cuni nº 1480/2013, caso o avaliado seja professor, ou Resolução Cuni nº 733/2006, caso o avaliado seja Técnico-Administrativo em Educação), bem como dos demais documentos e orientações encaminhadas junto ao processo.
▸ Para iniciar a etapa a comissão deve realizar uma reunião de abertura dos trabalhos da etapa avaliativa. Nesta reunião, que deve ser registrada em ata (ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento:
> Ata de Reunião), os membros da comissão devem decidir, embasados na respectiva resolução, como conduzirão o processo: qual membro da comissão será o responsável pela elaboração da ata, quem serão os avaliadores, qual membro da comissão será responsável por convidar tais avaliadores para avaliar o desempenho do servidor, qual o prazo para preenchimento dos instrumentos de avaliação, quando será a próxima reunião da comissão para análise dos instrumentos e elaboração do relatório, dentre outras decisões que julgarem importantes.
▸ Realizada a reunião de abertura dos trabalhos da etapa avaliativa, a comissão deve dar andamento ao que foi definido nesta reunião.
▸ É importante que depois que a comissão tenha recebido o processo, o primeiro documento a ser incluído seja a ata de abertura da etapa avaliativa e que, estando sob responsabilidade da comissão, qualquer documento apenas seja incluído por outro servidor a partir da solicitação da comissão de avaliação.
▸ É obrigatória a presença de, pelo menos, a maioria simples dos membros nas reuniões da Comissão de Avaliação. Assim, eventual ausência deve ser devidamente justificada no processo.
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Preenchimento de instrumentos de avaliação e documentos internos no SEI
▸ A comissão deve solicitar a inclusão/preenchimento dos instrumentos de avaliação obrigatórios ao próprio avaliado e aos diferentes avaliadores, conforme a respectiva resolução normativa, estabelecendo prazo razoável para tal, de modo que a comissão finalize seus trabalhos também dentro do prazo estabelecido. A partir da solicitação da comissão, os próprios avaliadores devem inserir os documentos internos no processo. Sendo documentos externos, a comissão deve realizar a inclusão.
▸ Deve ser informado ao avaliado e aos avaliadores o período avaliativo a ser considerado na etapa em questão. Sugestão de texto para envio aos avaliadores:
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Prezado(a) avaliador(a),
Solicitamos sua colaboração no processo de avaliação de desempenho em estágio probatório do(a) servidor(a) XXX, na condição de XXX (próprio avaliado/chefia imediata/par docente que atua junto ao avaliado(a)/par TAE que atua junto ao avaliado(a)).
Para tanto, pedimos a gentileza que realize sua avaliação por meio da inclusão de instrumento de avaliação no processo:
Processo SEI nº 23109.00XXXX-XX
Nome do(a) avaliado(a): XXX
Período avaliativo: XX/XX/XXXX a XX/XX/XXXX
Tipo de documento: Probatório "TAE ou docente, conforme cargo avaliado": Instrumento XXX "conforme condicação do avaliador".
Pedimos que o documento seja incluído no processo até XX/XX/XXX, para que possamos elaborar o relatório dentro do prazo estipulado para a comissão.
As instruções para inclusão/preenchimento dos instrumentos de avaliação, conforme os diferentes perfis avaliadores, estão disponibilizadas na página https://progep.ufop.br/estagioprobatorio, ver tópico "Passo a passo para inclusão de instrumentos de avaliação e documentos internos no SEI.
Antecipamos agradecimentos e nos colocamos à disposição para outros esclarecimentos.
Atenciosamente,
xxx
Comissão de Avaliação
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▸ Todos os servidores lotados no mesmo setor (unidade SEI) do avaliado conseguem inserir, preencher e assinar um documento no processo.
▸ Para que servidores que atuam com o avaliado, mas que estejam lotados em outras unidades (unidade SEI = setor de lotação), possam incluir um instrumento de avaliação no processo (documento interno do SEI), é necessário o envio do processo à unidade de lotação do(s) avaliador(es). Após preenchimento e assinatura, o processo deve ser concluído na unidade do avaliador ou devolvido ao solicitante. Importante: o processo não deve ficar aberto em uma unidade sem necessidade.
▸ É imprescindível que os documentos estejam preenchidos corretamente e assinados pelos respectivos responsáveis.
▸ Só se deve cancelar um documento no processo (ver POP 27*) por algum motivo relevante, e quando não for possível sua exclusão (ver POP 26*). Portanto, atenção a cada inclusão.
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Preenchimento de instrumentos por avaliadores externos ou de setores diferentes da lotação do avaliado
▸ Caso seja necessária ou a comissão julgue pertinente a avaliação do servidor por um avaliador externo ou de fora do setor de lotação do avaliado, poderá também solicitar o preenchimento e assinatura do formulário impresso correspondente.
▸ O formulário devidamente preenchido e assinado poderá então ser digitalizado e inserido no processo como documento externo (ver POP 25*), pela comissão.
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Inclusão de documentos externos no SEI
▸ Outros documentos que comprovem o desempenho do servidor também poderão ser juntados ao processo na forma de documento externo (ver POP 25*).
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Relatório da comissão de avaliação
▸ Após preechidos e/ou inseridos todos instrumentos de avaliação necessários, correspondentes ao período avaliativo em questão, a comissão deve preencher, conjuntamente, seu relatório de avaliação (modelo disponível no SEI, ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento: "Probatório docente: Relatório da Comissão" ou "Probatório TAE: Relatório da Comissão", conforme o caso), com a síntese das informações coletadas nos instrumentos utilizados e com as críticas e sugestões quanto ao desempenho apresentado pelo servidor.
▸ O relatório emitido pela comissão de avaliação deve, obrigatoriamente, estar assinado por pelo menos a maioria simples dos membros, justificando eventual ausência.
Atenção: Havendo na comissão de avaliação membros lotados em diferentes setores é necessário o uso das funcionalidades do SEI para permitir consulta ao processo e assinatura de documentos, tais como atas de reunião e o Relatório da Comissão.
"Bloco de Reunião": o presidente da comissão deve executar o POP 33 - Encaminhar processo para consulta de outra Unidade*; após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 34 - Visualizar minutas e documentos por meio de Blocos de Reunião*.
"Bloco de Assinatura": o presidente da comissão deve executar o POP 31 - Encaminhar documento(s) para assinatura em outra Unidade*; após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 32 - Assinar documento encaminhado por outra Unidade*.
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Finalização da etapa de avaliação
▸ Para finalizar a etapa de avaliação a comissão deve realizar uma reunião com esse objetivo. Nesta reunião, que também deve ser registrada em ata (ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento:> Ata de Reunião), a comissão deve conferir se há no processo documentos sem assinatura (se houver, a comissão deve solicitar aos respectivos responsáveis que assinem o documento; caso contrário o documento deve ser excluído, antes de dar-se prosseguimento ao processo), bem como produzir o relatório de avaliação (modelo disponível no SEI, ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento: "Probatório docente: Relatório da Comissão" ou "Probatório TAE: Relatório da Comissão", conforme o caso), caso ainda não tenha sido produzido. Por fim:
▸ No caso de Probatório Docente, após a finalização da etapa pela comissão de avaliação, o presidente da comissão deve encaminhar o processo (notificar) ao Chefe de Departamento de lotação do avaliado, sendo que, encerrada a 3ª etapa, o processo deve ser encaminhado com o relatório conclusivo já produzido.
Ver POP 48* - Enviar e-mail utilizando o SEI.
Ver POP 15* - Enviar processo. (Caso o processo já esteja aberto no departamento do Chefe do avaliado, o processo não precisará ser 'enviado', devendo haver apenas a comunicação/formalização (e-mail) do encerramento dos trabalhos da comissão e do encaminhamento do processo ao Chefe do Departamento).
▸ No caso de Probatório TAE, o presidente da comissão deve enviar o processo de volta à CDP (ver POP 15*), dentro do prazo estabelecido. Ao enviar, não selecionar a opção para 'Manter processo aberto na unidade atual', nem retorno programado.
*Consulte o Manual de POP (Procedimentos Operacionais Padrão) para o passo a passo de cada funcionalidade do SEI.
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