Informações preliminares
▸ Todos os atos processuais relativos ao processo de estágio probatório deverão ser realizados no SEI (Portaria Progep nº 260/2020, art. 1º, § 1º).
▸ Para uso adequado e melhor aproveitamento dos recursos do SEI, recomenda-se a realização do Curso SEI! Usar, ofertado pela Enap.
▸ O acesso ao SEI é feito pelo endereço https://sei.ufop.br ou pelo MinhaUFOP > Administração > SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI), com CPF e senha (a mesma do MinhaUFOP). Obs. O servidor docente tem acesso ao SEI da unidade/setor onde está lotado e, caso exerça alguma função, também tem acesso da unidade/setor de exercício.
Acesso ao processo e assinatura de documentos pelos membros da comissão de avaliação
▸ A cada etapa de avaliação, o processo eletrônico é encaminhado ao Presidente da comissão de avaliação, sendo este o responsável por coordenar os trabalhos da comissão na etapa, com a colaboração dos demais membros. Um e-mail é enviado notificando o presidente para o início de cada etapa.
▸ Para acessar o processo, deve-se clicar no número do processo na coluna “Recebidos”, na tela de controle de processos (ver POP 2*).
Atenção: Havendo na comissão de avaliação membros lotados em diferentes setores é necessário o uso das funcionalidades do SEI para permitir consulta ao processo e assinatura de documentos, tais como atas de reunião e o Relatório da Comissão.
"Bloco de Reunião": o presidente da comissão deve executar o POP 33 - Encaminhar processo para consulta de outra Unidade*; e após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 34 - Visualizar minutas e documentos por meio de Blocos de Reunião*.
"Bloco de Assinatura": o presidente da comissão deve executar o POP 31 - Encaminhar documento(s) para assinatura em outra Unidade*; e após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 32 - Assinar documento encaminhado por outra Unidade*.
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Início da etapa de avaliação
▸ Os membros da comissão devem se inteirar da resolução que regulamenta o processo de estágio probatório (Resolução Cuni nº 1480/2013, caso o avaliado seja professor, ou Resolução Cuni nº 733/2006, caso o avaliado seja Técnico-Administrativo em Educação), bem como dos demais documentos e orientações encaminhadas junto ao processo.
▸ Para iniciar a etapa a comissão deve realizar uma reunião de abertura dos trabalhos da etapa avaliativa. Nesta reunião, que deve ser registrada em ata (ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento:
> Ata de Reunião), os membros da comissão devem decidir, embasados na respectiva resolução, como conduzirão o processo: qual membro da comissão será o responsável pela elaboração da ata, quem serão os avaliadores, qual membro da comissão será responsável por convidar tais avaliadores para avaliar o desempenho do servidor, qual o prazo para preenchimento dos instrumentos de avaliação, quando será a próxima reunião da comissão para análise dos instrumentos e elaboração do relatório, dentre outras decisões que julgarem importantes.
▸ Realizada a reunião de abertura dos trabalhos da etapa avaliativa, a comissão deve dar andamento ao que foi definido nesta reunião.
▸ É importante que depois que a comissão tenha recebido o processo, o primeiro documento a ser incluído seja a ata de abertura da etapa avaliativa e que, estando sob responsabilidade da comissão, qualquer documento apenas seja incluído por outro servidor a partir da solicitação da comissão de avaliação.
▸ É obrigatória a presença de, pelo menos, a maioria simples dos membros nas reuniões da Comissão de Avaliação. Assim, eventual ausência deve ser devidamente justificada no processo.
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Preenchimento de instrumentos de avaliação e documentos internos no SEI
▸ A comissão deve solicitar a inclusão/preenchimento dos instrumentos de avaliação obrigatórios ao próprio avaliado e aos diferentes avaliadores, conforme a respectiva resolução normativa, estabelecendo prazo razoável para tal, de modo que a comissão finalize seus trabalhos também dentro do prazo estabelecido. A partir da solicitação da comissão, os próprios avaliadores devem inserir os documentos internos no processo. Sendo documentos externos, a comissão deve realizar a inclusão.
▸ Deve ser informado ao avaliado e aos avaliadores o período avaliativo a ser considerado na etapa em questão. Sugestão de texto para envio aos avaliadores:
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Prezado(a) avaliador(a),
Solicitamos sua colaboração no processo de avaliação de desempenho em estágio probatório do(a) servidor(a) XXX, na condição de XXX (próprio avaliado/chefia imediata/par docente que atua junto ao avaliado(a)/par TAE que atua junto ao avaliado(a)).
Para tanto, pedimos a gentileza que realize sua avaliação por meio da inclusão de instrumento de avaliação no processo:
Processo SEI nº 23109.00XXXX-XX
Nome do(a) avaliado(a): XXX
Período avaliativo: XX/XX/XXXX a XX/XX/XXXX
Tipo de documento: Probatório "TAE ou docente, conforme cargo avaliado": Instrumento XXX "conforme condicação do avaliador".
Pedimos que o documento seja incluído no processo até XX/XX/XXX, para que possamos elaborar o relatório dentro do prazo estipulado para a comissão.
As instruções para inclusão/preenchimento dos instrumentos de avaliação, conforme os diferentes perfis avaliadores, estão disponibilizadas na página https://progep.ufop.br/estagioprobatorio, ver tópico "Passo a passo para inclusão de instrumentos de avaliação e documentos internos no SEI.
Antecipamos agradecimentos e nos colocamos à disposição para outros esclarecimentos.
Atenciosamente,
xxx
Comissão de Avaliação
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▸ Todos os servidores lotados no mesmo setor (unidade SEI) do avaliado conseguem inserir, preencher e assinar um documento no processo.
▸ Para que servidores que atuam com o avaliado, mas que estejam lotados em outras unidades (unidade SEI = setor de lotação), possam incluir um instrumento de avaliação no processo (documento interno do SEI), é necessário o envio do processo à unidade de lotação do(s) avaliador(es). Após preenchimento e assinatura, o processo deve ser concluído na unidade do avaliador ou devolvido ao solicitante. Importante: o processo não deve ficar aberto em uma unidade sem necessidade.
▸ Em caso de mudança na chefia imediata, a PROGEP orienta que a avaliação seja realizada pelo gestor que permaneceu por mais tempo no exercício da função ou, nos casos de impedimentos legais do ocupante anterior, pelo titular da função no momento da avaliação.
▸ É imprescindível que os documentos estejam preenchidos corretamente e assinados pelos respectivos responsáveis.
▸ Só se deve cancelar um documento no processo (ver POP 27*) por algum motivo relevante, e quando não for possível sua exclusão (ver POP 26*). Portanto, atenção a cada inclusão.
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Preenchimento de instrumentos por avaliadores externos ou de setores diferentes da lotação do avaliado
▸ Caso seja necessária ou a comissão julgue pertinente a avaliação do servidor por um avaliador externo ou de fora do setor de lotação do avaliado, poderá também solicitar o preenchimento e assinatura do formulário impresso correspondente.
▸ O formulário devidamente preenchido e assinado poderá então ser digitalizado e inserido no processo como documento externo (ver POP 25*), pela comissão.
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Inclusão de documentos externos no SEI
▸ Outros documentos que comprovem o desempenho do servidor também poderão ser juntados ao processo na forma de documento externo (ver POP 25*).
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Relatório da comissão de avaliação
▸ Após preechidos e/ou inseridos todos instrumentos de avaliação necessários, correspondentes ao período avaliativo em questão, a comissão deve preencher, conjuntamente, seu relatório de avaliação (modelo disponível no SEI, ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento: "Probatório docente: Relatório da Comissão" ou "Probatório TAE: Relatório da Comissão", conforme o caso), com a síntese das informações coletadas nos instrumentos utilizados e com as críticas e sugestões quanto ao desempenho apresentado pelo servidor.
▸ O relatório emitido pela comissão de avaliação deve, obrigatoriamente, estar assinado por pelo menos a maioria simples dos membros, justificando eventual ausência.
Atenção: Havendo na comissão de avaliação membros lotados em diferentes setores é necessário o uso das funcionalidades do SEI para permitir consulta ao processo e assinatura de documentos, tais como atas de reunião e o Relatório da Comissão.
"Bloco de Reunião": o presidente da comissão deve executar o POP 33 - Encaminhar processo para consulta de outra Unidade*; após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 34 - Visualizar minutas e documentos por meio de Blocos de Reunião*.
"Bloco de Assinatura": o presidente da comissão deve executar o POP 31 - Encaminhar documento(s) para assinatura em outra Unidade*; após, o(s) membro(s) da comissão lotado(s) em setor diferente deve executar o POP 32 - Assinar documento encaminhado por outra Unidade*.
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Finalização da etapa de avaliação
▸ Para finalizar a etapa de avaliação a comissão deve realizar uma reunião com esse objetivo. Nesta reunião, que também deve ser registrada em ata (ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento:> Ata de Reunião), a comissão deve conferir se há no processo documentos sem assinatura (se houver, a comissão deve solicitar aos respectivos responsáveis que assinem o documento; caso contrário o documento deve ser excluído, antes de dar-se prosseguimento ao processo), bem como produzir o relatório de avaliação (modelo disponível no SEI, ver POP 19* - Escolha o Tipo do Documento: "Probatório docente: Relatório da Comissão" ou "Probatório TAE: Relatório da Comissão", conforme o caso), caso ainda não tenha sido produzido. Por fim:
▸ No caso de Probatório Docente, após a finalização da etapa pela comissão de avaliação, o presidente da comissão deve encaminhar o processo (notificar) ao Chefe de Departamento de lotação do avaliado, sendo que, encerrada a 3ª etapa, o processo deve ser encaminhado com o relatório conclusivo já produzido.
Ver POP 48* - Enviar e-mail utilizando o SEI.
Ver POP 15* - Enviar processo. (Caso o processo já esteja aberto no departamento do Chefe do avaliado, o processo não precisará ser 'enviado', devendo haver apenas a comunicação/formalização (e-mail) do encerramento dos trabalhos da comissão e do encaminhamento do processo ao Chefe do Departamento).
▸ No caso de Probatório TAE, o presidente da comissão deve enviar o processo de volta à CDP (ver POP 15*), dentro do prazo estabelecido. Ao enviar, não selecionar a opção para 'Manter processo aberto na unidade atual', nem retorno programado.
*Consulte o Manual de POP (Procedimentos Operacionais Padrão) para o passo a passo de cada funcionalidade do SEI.
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