1. ADESÕES EM FLUXO CONTÍNUO
Para novas adesões ao PGD o servidor deve cumprir todos os requisitos dispostos na Portaria Progep 196/2025 e manifestar seu interesse junto à sua chefia imediata.
As atividades executadas devem ser compatíveis com o programa, e as entregas devem ser passíveis de serem relatadas no sistema de forma qualitativa e quantitativa.
Havendo acordo sobre a adesão, o dirigente da unidade deve enviar formulário de solicitação para teletrabalho@ufop.edu.br, indicando o dia de início da participação.
A adesão será considerada válida após:
- o lançamento do plano individual pelo servidor;
- a homologação do plano pela chefia;
- a assinatura do TCR;
- o cadastro de uma entrega, que deve ser colcada em execução no primeiro dia da participação.
2. ABERTURA DE NOVAS ENTREGAS NO INÍCIO DOS CICLOS MENSAIS
A frequência das entregas deve ser definida em comum acordo com a chefia imediata.
Elas podem ser relatadas de forma diária, semanal, quinzenal ou, no máximo, mensal, com início no primeiro dia do mês e término no último dia.
O motivo para isso é a relação entre a análise das entregas do servidor no Polare e a avaliação das ocorrências de PGD lançadas no sistema de Ponto Eletrônico (deferimento ou indeferimento).
Conforme Portaria Progep 196/2025, as análises das entregas devem ser realizadas até o quinto dia útil do mês subsequente, servindo de base para a homologação do espelho de ponto do participante, acompanhando o mesmo prazo.
Obs.: Quando o servidor não cadastra as entregas no início do expediente mensal ele fica com um ou mais dias descobertos no plano individual, segundo leitura do sistema Polare.
Fique atento aos prazos para evitar prejuízos, necessidade de compensação de horas ou descontos em folha de pagamento.
O Polare não permite lançamentos retroativos.
3. PRAZO PARA FINALIZAÇÃO DE ENTREGAS NO POLARE
As finalizações devem ser feitas no último dia previsto de cada entrega cadastrada até as 21h.
O sistema não prorroga este prazo quando o término das entregas cai em sábados, domingos, feriados, pontos facultativos, recessos, etc. Portanto, se a sua entrega termina em algum desses dias, você deve finalizá-la no último dia útil anterior.
Isso também vale para entregas que terminarem dentro de períodos de férias, licenças, atestados médicos, entre outros afastamentos.
Depois do dia previsto, a entrega será considerada pendente, e o servidor deverá adicionar uma justificativa pela perda do prazo, necessitando aguardar a avaliação pela chefia.
4. FINALIZAÇÃO DE ENTREGAS COM DADOS QUALITATIVOS E QUANTITATIVOS
As finalizações das entregas no Polare devem considerar dados qualitativos e quantitativos para dar base à análise da produtividade do servidor, do setor e da unidade.
Se houver dificuldade em estabelecer as quantidades, recomenda-se pensar em quais são os produtos gerados pelos processos do setor e que são relevantes para a avaliação da chefia.
Exemplos:
- Quantas reuniões secretariadas no período?
- Quantas aulas de graduação ou pós-graduação foram acompanhadas?
- Quantas Portarias foram emitidas sobre determinado assunto?
- Quantos Processos SEI! foram instruídos / finalizados?
- Quantos eventos de atendimento ao público foram executados? (mensagens, ligações, e-mails, chats, etc.)
- Quantos projetos foram analisados / concluídos?
Para facilitar os relatos, os participantes podem incluir subtarefas com descrições sucintas, além da quantificação.
5. ANÁLISE DE JUSTIFICATIVA CADASTRADA PELO PARTICIPANTE - PRORROGAÇÃO
Na maior parte dos casos, um servidor adiciona uma justificativa quando há uma entrega pendente que ele não finalizou no prazo previsto, não relatando os detalhes da execução da atividade.
Caso haja concordância com a prorrogação, a chefia deve selecionar a opção “Prorrogar”, com indicação do novo prazo concedido ao servidor.
Quando uma entrega é prorrogada, o seu status é alterado para "Cancelada", e o Polare gera nova entrega com o prazo estabelecido pela chefia.
Atenção: Se a chefia finaliza a entrega em vez de prorrogar, o servidor perde a possibilidade de informar como foram realizadas as atividades e de inserir os dados que darão base à avaliação.
6. SEQUÊNCIA DE PROCEDIMENTOS ENTRE ANÁLISES DE ENTREGAS NO POLARE E HOMOLOGAÇÃO DO ESPELHO DE PONTO PELA CHEFIA
Para que haja coerência entre as informações extraídas do Polare e a apuração da frequência dos participantes, indicamos a sequência ideal de procedimentos realizados pelas chefias imediatas para avaliação das entregas:
1 - Homologação das justificativas;
2 - Homologação das entregas finalizadas;
3 - Análise das ocorrências de PGD inseridas no sistema de ponto eletrônico com base nas entregas;
4 - Homologação do espelho de ponto para lançamento da folha de pagamento.
7. ORIENTAÇÕES SOBRE O POLARE QUANDO HOUVER NOMEAÇÃO TEMPORÁRIA DE FG/CD PARA SUBSTITUIÇÃO
a. Sem alteração de setor de exercício:
O servidor substituto deverá cadastrar uma nova entrega com início no primeiro dia da substituição e término no último dia, conforme Portaria.
Nesta entrega ele deve relatar as atividades relativas ao exercício da FG/CD no período da substituição, devendo finalizá-la também no último dia.
b. Com alteração de setor de exercício:
Como se trata de um período curto quando há uma substituição, seja por férias, um pequeno afastamento, entre outros, o servidor substituto deverá aguardar o lançamento da FG no sistema de cadastro.
Assim que a função for registrada, ele deve cadastrar um plano individual no setor de substituição somente para este período, além de colocar uma nova entrega em execução a partir do mesmo dia.
Atenção para a finalização da entrega, que deve ser feita impreterivelmente no último dia da substituição.
Após a expiração da FG/CD o servidor é direcionado novamente para o seu setor de origem e perde acesso aos dados do setor em que esteve temporariamente.
Se as entregas não forem finalizadas dentro do prazo, além de constarem como pendentes, não será possível inserir justificativas.
8. ORIENTAÇÕES SOBRE O POLARE QUANDO HOUVER ALTERAÇÃO PERMANENTE OU PROLONGADA DO SETOR DE EXERCÍCIO DO SERVIDOR
(Remoções / Ajustes de lotação / Pedido de vacância para assumir outro cargo na UFOP / Nomeação de FG ou CD de forma prolongada)
Quando há alteração de exercício o servidor perde acesso ao plano individual e às possibilidades de inserir justificativas, de cadastrar e de finalizar entregas para as atividades executadas no setor anterior.
Por esta razão, é preciso organizar-se e antecipar-se para que as operações no Polare sejam finalizadas antes que a FG ou CD seja lançada no sistema de cadastro.
É aconselhável que as Portarias sejam emitidas com certa antecedência, indicando o dia de início de exercício do servidor no novo setor (verique sobre esse prazo com o setor emissor da Portaria).
O participante do PGD deve finalizar todas as entregas antes de ter o seu exercício alterado.
Para aderir ao PGD no novo setor, todos os procedimentos de solicitação de adesão deverão ser realizados novamente.
Enquanto a nova adesão não for consolidada, o servidor deve permanecer em trabalho presencial com registro do ponto eletrônico.
9. ALTERAÇÃO DO PLANO GERENCIAL COM NOVAS ADESÕES
Quando houver adesão de novos participantes, ou sempre que for necessário, a chefia do setor deve verificar a necessidade de alteração do Plano Gerencial.
Se houver processos e atividades não contemplados, o plano deverá ser editado para inclusão dessas informações.
Em seguida, esses processos devem ser atribuídos aos novos participantes para que a construção do plano individual esteja completa.
Toda alteração de planos, seja individual ou gerencial, requer nova homologação.
10. ATUALIZAÇÃO DO STATUS DO PARTICIPANTE DO PGD NO SOUGOV
Sempre que houver novas adesões, desligamentos ou alterações no regime de trabalho dos participantes, a chefia imediata deve acessar o SouGov Líder e informá-las.
A atualização pode levar até dois meses para ser processada.
